Cualquiera que tenga una empresa sabe la enorme cantidad de documentación que se llega a acumular, por ello, vamos a explicar el tiempo que estamos obligados los empresarios a conservar la documentación contable y fiscal.
Documentación contable
Se entiende por documentación contable los soportes de contabilidad que sirven de base para registrar las operaciones de nuestro negocio. Es decir, todos aquellos documentos escritos en los que se deja constancia de la actividad llevada a cabo por la empresa.
El Código de Comercio obliga específicamente a los empresarios a guardar libros, correspondencia, justificantes y todo tipo de documentación relativa a su negocio, durante seis años, desde la fecha del último asiento realizado en los libros.
Hay que tener en cuenta que este deber sigue existiendo aún en el supuesto de que el empresario cese en la actividad, e incluso, en caso de fallecimiento, ya que en este supuesto recaería en sus herederos. Para el caso de disolución de la sociedad, este deber corresponde a los liquidadores.
Documentación contable que debemos conservar:
- Libros obligatorios: Diario, Inventario y cuentas anuales.
- Libros no obligatorios: libros de IVA, etc…
- Libros de Auditoría.
- Justificantes de las anotaciones que se registren en los libros: facturas, recibos, cheques, documentos bancarios, etc…
Como norma general, según el artículo 30 del Código de Comercio, toda la documentación contable relativa a la actividad de nuestra empresa debe conservarse durante un mínimo de seis años desde la fecha del último asiento realizado.
Documentación fiscal
La normativa fiscal obliga a llevar una serie de libros de naturaleza tributaria.
Toda la documentación de naturaleza fiscal, tanto los libros como los documentos que se registran en ellos, deben conservarse durante cuatro años. Esto se debe a que el plazo de prescripción de las deudas tributarias es de cuatro años, y comienza a contar a partir del día siguiente en el que finaliza el plazo de pago en periodo voluntario.
Documentación fiscal que debemos conservar:
- Todas las declaraciones tributarias.
- Todos los soportes documentales que sirvan para justificar las anotaciones registradas.
Supuestos especiales:
- Cuando se interrumpe la prescripción, ya sea por la administración o por el propio obligado tributario, se inicia de nuevo el cómputo del plazo de los cuatro años.
- Facturas de inmovilizado, que se conservarán durante todos los ejercicios en los que se genere el gasto de amortización, a lo que habrá que añadir los cuatro años de prescripción a contar desde que se termina de amortizar el bien.
- Declaración de Bases Imponibles Negativas en el Impuesto sobre Sociedades: hay que conservar toda la documentación del ejercicio en que se genera hasta que sea compensada, más los cuatro años de prescripción.
El plazo de prescripción de los delitos fiscales es de 10 años. Por ello, desde Labconfis le aconsejamos que guarde toda la documentación fiscal durante el plazo de 10 años ya que le podría ser requerido si se encontrara incurso en un proceso penal.
Hoy en día, la mayor parte de la documentación de las empresas se conserva en soportes informáticos que permiten su mejor conservación y un ahorro muy importante en espacio y en papel.
¿Cuánto tiempo hay que guardar la documentación contable y fiscal? es un artículo creado por Patricia Esquiliche para labconfis.es
Imagen | Rodrigo Fernández
Buscaba un artículo para compartir con un cliente que me preguntó sobre este tema y quería ampliar información y llegué aquí. Excelente artículo, compartido y enhorabuena por la página 🙂
Un saludo
Muchísimas gracias por tu comentario, que nos hace seguir publicando con más interés, si cabe.
Un saludo,
Aude Fernández